Verschiedene Urlaubsarten, Urlaubsgewährung und Berechnung der Urlaubsabgeltung

Wer als Arbeitnehmer oder Arbeitgeber (m/ w/ d) in Deutschland aktiv ist und mit den ihm zur Verfügung stehenden wirtschaftlichen und finanziellen Möglichkeiten sinnvoll haushalten möchte, bedarf im Begriffs- und Regelungs-Dschungel rund um das Thema "Urlaub in Deutschland" einer klaren Orientierung, um die Relevanz der Begriffe "Mindesturlaub", "gesetzlicher Urlaubsanspruch", "vertragliche Urlaubszeiten", "Bildungszeit" und "Bildungsurlaub", vertraglicher und gesetzlicher Zusatzurlaub und ihre Bedeutung vor dem Hintergrund der Regelung in § 2 Abs. 1 Nr. 11 Nachweisgesetz richtig einordnen zu können.

Gerade mit Blick auf die im Einzelfall unter Umständen gravierende wirtschaftliche und finanzielle Bedeutung des Faktors "Urlaub und Urlaubsabgeltung" in Arbeitsverhältnissen kommen Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht drum rum, sich gezielt mit den Grundsätzen und Ausnahmen des geltenden Urlaubs- und insbesondere Urlaubsabgeltungsrechts auseinanderzusetzen (für Arbeitnehmer stellt sich diese Frage aber - anders als bei Arbeitgebern, die auch mit Blick auf Arbeitsvertragsmuster immer die neuste Rechtsprechung berücksichtigen sollten, um Nachteile zu vermeiden - meistens erst konkret, wenn ein Urlaubsantrag abgelehnt wurde oder der Fortbestand des Arbeitsverhältnisses insgesamt in Frage steht).

Europäische Vorgaben und verschiedene nationale Regelungen (konkret auf Bundes- und Länderebene) greifen insofern ineinander und ergänzen sich, sodass im arbeitsrechtlichen Streitfall je nach Konstellation genau hingeschaut werden muss, wie die eigenen Ansprüche bestmöglich verwertet werden können und Ansprüche der Gegenseite nach Möglichkeit effektiv verhindert oder begrenzt werden können. In allen Ländern der europäischen Union gilt wie in Deutschland ein bestimmtes Mindestmaß: Alle Arbeitgeber müssen ihren Arbeitnehmern jährlich mindestens 20 Tage Erholungsurlaub gewähren - gerechnet auf eine Woche mit 5 Werktagen. Rechtlich spricht man insofern von "Mindesturlaub". Dieser Begriff hat eine besondere Bedeutung, weil nur insofern die absolute Pflicht, Arbeitnehmer bezahlt freizustellen gilt, und auch die absolute Pflicht, bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses gemäß § 7 Abs. 4 BUrlG nicht gewährten Urlaub abzugelten - alles andere lässt sich im Rahmen freier Verhandlungen oder im Wege von AGB rechtssicher regeln.

Anders als der europäische Gesetzgeber geht der nationale Gesetzgeber aufgrund der individuellen Entwicklung in Deutschland von einer 6-Tagewoche aus (früher galt Samstag auch als völlig normaler Arbeitstag und an dieser Tradition orientiert sich auch das Bundesurlaubsgesetz immernoch). In Deutschland hat der Gesetzgeber seine Vorgabe entsprechend in § 3 BUrlG konkretisiert:"Dauer des Urlaubs. (1) Der Urlaub beträgt jährlich mindestens 24 Werktage. (2) Als Werktage gelten alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind." Bei einer 5-Tagewoche entspricht das jährlich 20 Werktagen bezahlter Freistellung - meint 4 Wochen Freizeit im Jahr. Urlaub meint generell: "Bezahlte Freistellung von der Arbeitspflicht für einen bestimmten Zeitraum". Wenn Urlaub genehmigt wurde hat das die Wirkung, dass man als Arbeitnehmer für den fraglichen Zeitraum nicht zur Arbeit gehen muss und über die eigene Zeit und Energie im Rahmen bestimmter Grenzen (nicht umsonst spricht man von "Erholungsurlaub" - Erholung ist der traditionelle Sinn und Zweck des Urlaubs, damit Arbeitnehmer nicht über Gebühr hinaus "verschlissen" werden) frei verfügen darf (das Weisungsrecht der Arbeitgeberseite erfährt insofern eine Art "Suspendierung", die allerdings auch nicht immer völlig ohne Grenzen sein muss).

Als Arbeitgeber darf man Urlaubsanträge mit guter Begründung verneinen, sollte dann aber auch insgesamt wissen, wo und wie man sich im Verhältnis zu den betroffenen Arbeitnehmern langfristig sinnvoll bewegt und bewegen kann. Insofern macht es aus Arbeitgebersicht (wenn man strategisch und taktisch bedacht handeln möchte) in der heutigen Zeit immer Sinn, im Wettbewerb darüber nachzudenken, ob man nicht über die Mindestvorgabe des europäischen Gesetzgebers hinausgehen will, gerade wenn man gewillt ist, als Marke ein Image zu vertreten, das nicht mehr dem Stand des 19. Jahrhunderts (Zeit der industriellen Revolution, damals gab es weder eine Arbeitszeitbegrenzung, noch Erholungsurlaub, auch Kinderarbeit war noch nicht verboten...) entsprechen soll.

Von Urlaubsabgeltung spricht man immer nur dann, wenn der Urlaub nicht mehr in natura gewährt und genommen werden kann, weil das Arbeitsverhältnis mit seinen Rechten und Plichten geendet hat (§ 7 Abs. 4 BUrlG: "Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten."). Erst wenn dieser Fall eingetreten ist (außer im Rahmen von Aufhebungsvertragsverhandlungen), stellt sich konkret die Frage, wie der finanzielle Wert von offenen Urlaubstagen in Zahlen ausgedrückt werden kann, um ihn im Rechtsstreit in Verhandlungen (z.B. mit Blick auf die Höhe einer Abfindung) gewinnbringend miteinbeziehen zu können. Umso höher der Wert, der hierfür anzusetzen ist, desto aussichtsreicher ist ein Einfluss auf das Verhandlungsergebnis. Um den Wert von Urlaubstagen konkret zu berechnen, muss die Zeit, für die ein Anspruch auf bezahlte Freistellung besteht, in das Verhältnis gesetzt werden, in dem sich Leistungspflicht und Vergütung unter Einbeziehung wöchentlich freier Tage gegenüber stehen. Grob lässt sich insofern der Grundsatz ableiten:"Je höher die Vergütung, desto höher auch der Wert der Urlaubsabgeltung und umgekehrt - je geringer die Vergütung, desto geringer auch der Wert einer Urlaubsabgeltung ". Die insofern maßgebliche Formel lautet: (Gesamtvergütung für 13 Wochen vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses geteilt durch die Anzahl der Arbeitstage pro Woche) mal genommen mit der Anzahl der bei der Beendigung noch offenen Urlaubstage: In die Berechnung der Vergütung sind alle Leistungen des Arbeitgebers (Weihnachtsgeld und von Zielvereinbarungen abhängende Boni) miteinzubeziehen, aber auch Zuschläge für Überstunden (anders als bei der Berechnung des Urlaubsentgelts gemäß § 11 BUrlG).

Beispiel 1: Arbeitnehmer B verdient bei einer Dreitagewoche (24 Std.) 2.600,00 € brutto im Monat. Wenn er Ende Dezember mit 18 offenen Urlaubstagen aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet errechnet sich sein Urlaubsabgeltungsanspruch wie folgt: 33.800,00 € (13 Monate x 2.600,00 € monatliche Vergütung) : 52 Wochen im Jahr = 650,00 € x 13 Wochen = 8.450,00 € : 39 (3 Tage pro Woche bei 13 Wochen) = 216,67 € pro offener Urlaubstag. 18 x 216,67 € = 3.900,06 € Abgeltungsanspruch.

Beispiel 2: Arbeitnehmerin A verdient bei einer Fünftagewoche in Vollzeit (40 Std.) 4.000,00 € brutto im Monat + 13. Monatsgehalt und hat in den letzten 13 Monaten vor der Beendigung des Arbeitsverhältnisses zudem noch einmalig Überstunden geleistet, für die ihr Zuschläge in Höhe von 600,00 € zustehen. Über das Jahr gerechnet erhält sie in Abhängigkeit der Zielerreichung einen Bonus in Höhe von 3.000,00 € pro Jahr bei 100 % Zielerreichung, die sie regelmäßig erreicht. Wegen ihrer Gleichstellung mit schwerbehinderten Personen erhält sie 5 Tage gesetzlichen Zusatzurlaub und im Arbeitsvertrag wurde zudem vereinbart, dass zusätzlich zum Mindesturlaub im Umfang von 20 Tagen weitere 5 Tage zusätzlicher vertraglicher Urlaub pro Jahr gewährt werden. A kommt im Jahr auf insgesamt 30 Tage (20 + 5 + 5). Aus Vorjahren hat sie noch einen Urlaubsanspruch im Umfang von 6 Tagen, der auch abgegolten werden soll, sodass insgesamt 36 Tage abzugelten sind. Wenn sie Ende Dezember aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet errechnet sich ihr Urlaubsabgeltungsanspruch wie folgt: 52.000,00 € (13 Monate x 4.000,00 € monatliche Vergütung) + 3000,00 € Boni bei 100% Zielerreichung + 600,00 € Überstundenzuschlag = 55.600,00 € : 52 Wochen im Jahr = 1.069,23 € x 13 Wochen = 13.899,99 € : 65 (5 Tage pro Woche bei 13 Wochen) = 213,85 € pro offener Urlaubstag. 36 x 213,85 € = 7.698,60 € Abgeltungsanspruch. Die Vergütung für Überstunden in Höhe von 600,00 € wird wie alle anderen Leistungen des Arbeitgebers in die Rechnung miteinbezogen. Es spielt insofern - anders als bei der Berechnung des Urlaubsentgelts gemäß § 11 BUrlG - keine Rolle, dass die Leistung nur einmalig und nicht regelmäßig stattfand.

Als Unternehmen mit begrenztem Handlungsspielraum aber auch wenn man eine bestimmte Nische gefunden hat, in der die wirtschaftlich maßgeblichen Zahlen zuverlässig überblickt und Entwicklungen zuverlässig eingeschätzt werden können, kann es für Unternehmer im Einzelfall trotzdem Sinn machen, sich von Zeit zu Zeit vor Augen zu halten, wie weit man bei der Urlaubsgewährung überhaupt gehen darf und bewusst gehen will. Dies gilt auch, wenn man bedenkt, dass zwar vielleicht nicht jeder Arbeitnehmer penibel die Einhaltung aller Regeln zum Thema Urlaub und Urlaubsabgeltung für sich einfordert, diese Regelungen aber gerade im Streitfall eine erhebliche Belastung mit sich bringen können und deshalb auch regelmäßig bei Vergleichsverhandlungen im Kontext mit dem Stichwort "Abfindungshöhe" eine wesentliche Rolle spielen.

Zum Verfall und der Verjährung von Urlaub sind die folgenden Punkte wichtig:

Arbeitgeber trifft die Pflicht, Arbeitnehmer auf offene Urlaubstage in dem Jahr hinzuweisen, in denen der Anspruch entstanden ist, und auch eine konkrete Möglichkeit anzubieten, wie der Urlaubsanspruch realisiert werden kann. Wenn der Arbeitgeber in diesem Sinne darauf hingewiesen hat, dass noch Urlaubstage offen sind und auf die Möglichkeit hingewiesen hat, diese in einem bestimmten Zeitfenster noch während des laufenden Jahres zu nehmen, verfällt der Urlaubsanspruch mit Ablauf von 15 Monaten oder verjährt nach Ablauf von 3 Jahren. Wenn der Urlaubsanspruch verfallen oder verjährt ist, kann insofern auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses keine Urlaubsabgeltung mehr gefordert werden. Wenn der Arbeitgeber seiner Hinweisobliegenheit nicht nachkommt, verfällt und verjährt der Urlaubsanspruch auch nach Jahren grundsätzlich nicht ("open end" nur mit der Einschränkung etwaiger rechtsverwirkender Tatbestände) , solange das Arbeitsverhältnis fortgeführt wird (!). Etwas anderes gilt für den Urlaubsabgeltungsanspruch (auch wenn der Arbeitgeber nicht darauf hingewiesen hat, dass noch Urlaubstage offen sind und wann diese genommen werden könnten) - da dieser erst mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses entsteht und auch konkret berechenbar ist, unterliegt er der regelmäßigen Verjährungsfrist - d.h. nach Ablauf von 3 Jahren nach dem Jahr, in dem der Anspruch entstanden ist, kann der Arbeitgeber sich unter Hinwies auf die Verjährung weigern, eine Urlaubsabgeltung zu leisten.

Mit Blick auf die Begriffe "Bildungszeit" und "Bildungsurlaub" (die inhaltlich dasselbe bedeuten) gibt es bislang (Stand Juni 2025) keine bundeseinheitliche Regelung. Insofern haben die Bundesländer die Frage, ob und wenn ja wie viel Bildungsurlaub Arbeitnehmern gewährt werden soll, und welches Verfahren hierfür durchlaufen werden soll, unterschiedlich beantwortet, auch wenn mit Blick auf das Verfahren im Wesentlichen wohl dieselben Grundsätze gelten. Nur Bayern und Sachsen verzichten darauf, den in ihrem Staat tätigen Arbeitnehmern per Gesetz einen Anspruch auf Bildungsurlaub zuzugestehen - in diesen Ländern tätige Arbeitnehmer haben insofern keinen Anspruch. Alle anderen Bundesländer sehen über ein bis zwei Jahre hinweg einen Anspruch auf bezahlte Freistellung für fünf bis zehn Tage vor: Pro Jahr gibt es in Schleswig-Holstein 5, Hamburg 5, Bremen 5, Berlin 5, Brandenburg 5, Mecklenburg-Vorpommern 5, Sachsen-Anhalt 5, Hessen 5, Thüringen 5, Niedersachsen 5, Nordrhein-Westfahlen 5, Rheinland-Pfalz 5, Saarland 6, Baden-Württemberg 5. Voraussetzung für die Gewährung ist insofern meistens, dass das Arbeitsverhältnis schon mindestens 6 Monate besteht. Je größer der Betrieb, umso schwerer ist es, einen Antrag auf Bildungszeit/-urlaub abzulehnen. Vorausgesetzt wird für die Gewährung weiterhin, dass der Antrag mindestens der elektronischen Form entspricht (= E-Mail, was Arbeitnehmern auch einen Nachweis ermöglicht). Zu empfehlen ist zudem, den Antrag ein paar Wochen vor der gewünschten Freistellungszeit in dem Jahr zu stellen, in dem der Anspruch entstanden ist (in Berlin ist das Mindestmaß insofern 2 Wochen), da der Anspruch ansonsten im darauffolgenden Jahr nicht mehr geltend gemacht werden kann (grundsätzlich immer nur für das laufende Jahr; Ausnahme: Wenn in einem Jahr der Antrag aus betrieblichen Gründen abgelehnt wurde). Einen Abgeltungsanspruch für Bildungszeit/-urlaub erhalten Arbeitnehmer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (anders als beim Erholungsurlaub) grundsätzlich nicht. 

Von "vertraglichem Zusatzurlaub" spricht man insofern und insoweit, wie der Mindesturlaub durch die privatautonome Entscheidung der Parteien oder das AGB-Formular des Arbeitgebers zum Arbeitsvertrag über den Mindesturlaub von 20 Tagen pro Jahr (gerechnet auf eine 5-Tage-Woche) überschritten wird. Dem Arbeitgeber ist insofern - anders als mit Blick auf den Mindesturlaub - erlaubt, spezielle Regelungen zu den Voraussetzungen des Anspruchs, dem Verfahren und auch einer Abgeltung zu treffen.

Für schwerbehinderte Personen gibt es "gesetzlichen Zusatzurlaub" im Umfang von jährlich 5 Tagen, sodass sie insgesamt auf einen Mindest-Urlaubsanspruch von jährlich mindestens 25 Tagen kommen (gerechnet wiederum auf eine 5-Tagewoche). Wichtig ist insofern: Gleichgestellte Menschen erhalten den Anspruch auf Zusatzurlaub nicht (§ 151 Abs. 3 SGB IX i.V.m. § 208 SGB IX), obwohl für sie ansonsten in den meisten Fällen dieselben Schutzvorschriften zur Anwendung kommen (§ 151 Abs. 1 SGB IX).

Das Nachweisgesetz sieht für Arbeitgeber die Pflicht vor, entweder im Arbeitsvertrag oder per anderem Nachweis im Sinne des § 2 Abs. 1 Nr. 11 NachwG die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs konkret zu benennen. Wenn ein Arbeitgeber das versäumt, können Arbeitnehmer später selbst mit Blick auf verfallenen oder verjährten Urlaub ggf. einen Schadensersatzanspruch in derselben Höhe geltend machen.

Fazit zum Thema Urlaub und Urlaubsabgeltung: Arbeitgeber sollten Arbeitnehmer kalenderjährlich immer frühzeitig auf offene Urlaubstage hinweisen und Ihnen konkrete Zeitfenster nennen, in denen ihre Ansprüche in natura realisiert werden könnten. Wenn sie das tun, sind sie in einem späteren Streitfall gut vorbereitet und können sich mit Blick auf Urlaubsgewährung auf Verfall oder Verjährung berufen. Auch eine Urlaubsabgeltung wird dann nicht fällig, für den Fall, dass das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Zu empfehlen ist ihnen, im Arbeitsvertrag die Ansprüche auf Erholungsurlaub tagweise bezogen auf das Jahr konkret zu benennen, sodass mit Blick auf § 2 Abs. 1 Nr. 11 NachwG auch im Streitfall keine bösen Überraschungen zu erwarten sind.

Arbeitnehmer sollten ihre Ansprüche immer frühstmöglich per nachweisbarem Antrag geltend machen. Auch im Falle eines abgelehnten Antrags lässt sich dann noch das Maximum aus eigenen Ansprüchen rausholen. Im Streitfall kann es sich anbieten, den Arbeitgeber aufzufordern, einen Nachweis zu übermitteln, der den Voraussetzungen des § 2 Abs. 1 Nr. 11 NachwG entspricht, um - falls ein Verfall oder eine Verjährung von Ansprüchen denkbar ist - Schadensersatzansprüche in derselben Höhe geltend machen zu können und so auch im schlechtest denkbaren Fall verhältnismäßig gut dazustehen.

Sofern und soweit eine Urlaubsabgeltung im Streit steht und unklar ist, ob der Anspruch wirklich in dieser Höhe entstanden ist, wird in der Praxis oft ein "Trick" angewandt (nur, wenn er legal ist), um eine Sperre beim Arbeitslosengeld I zu umgehen. Der Abfindungsbetrag wird in den Verhandlungen angesichts des ungeklärten Urlaubsabgeltungsanspruchs in einem bestimmten Maß erhöht und der Streit darüber insofern offen gelassen. Rechtsfolge: Die Abfindung hat auf den ALG I Anspruch keine Auswirkung, der Arbeitnehmer kann ab Tag 1 nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses Arbeitslosengeld verlangen und muss nicht erst warten, bis der Zeitraum  vergangen ist, für den ihm ein Urlaubsabgeltungsanspruch zusteht. Ein Urlaubsabgeltungsanspruch wird vom Gesetzgeber insofern nämlich anders eingeordnet als ein Anspruch auf Abfindung (er stellt eine Leistung dar, die den Anspruch auf Arbeitslosengeld nach hinten verschiebt und so in den meisten Fällen faktisch kürzt). Der genannte "Trick" ist übrigens nur unter der Voraussetzung legal, dass es nicht um einen gesetzlichen Anspruch auf Mindesturlaub geht, der nur entstanden, aber nicht verbraucht sein kann. Denn dann ist die Höhe in Wirklichkeit nicht streitig, sondern die Parteien tun nur so, als ob die Höhe streitig wäre. In diesem Fall würden beide Parteien sich jedoch wegen Sozialversicherungsbetruges strafbar machen. Das sollten Arbeitgeber vor allem auch im Rahmen von Aufhebungsvertragsverhandlungen zwingend berücksichtigen. Nicht umsonst heißt es "Dummheit schützt vor Strafe nicht" - und auch sich dumm zu stellen (was leider verhältnismäßig viele Arbeitgeber in Kauf nehmen) hilft gegenüber der Staatsanwaltschaft in solchen Fällen oft nicht, um einer Strafe bzw. jedenfalls finanziellen Einbuße auch bei Einstellung des Verfahrens zu entgehen. Ich würde Ihnen deshalb immer empfehlen: Im Zweifel lieber eine individuelle Rechtsberatung einholen, um sicher zu wissen, wie in einem bestimmten Einzelfall mit Blick auf einen bestimmten Punkt im Vergleich oder eine andere Einigung (z.B. Aufhebungsvertrag) verfahren werden darf und was unbedingt vermieden werden muss. Das zahlt sich kurz- und langfristig aus.